Bisnis.com, JAKARTA - Surat niaga adalah surat yang banyak digunakan di dunia bisnis. Fungsi surat niaga yang utama adalah sebagai bukti transaksi atau perjanjian antara dua pihak atau lebih.
Surat niaga umum ditemukan dalam dunia bisnis. Para pemilik usaha biasanya membuat surat niaga untuk berbagai keperluan. Surat niaga juga menjadi sarana komunikasi resmi antara satu perusahaan dengan pihak lainnya yang terikat dalam perjanjian bisnis.
Pengertian Surat Niaga
Surat niaga adalah suatu surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh seseorang untuk keperluan berniaga atau bisnis. Surat niaga digunakan untuk menjalin komunikasi antara seseorang atau sebua perusahaan dengan mitra bisnisnya.
Ciri-Ciri Surat Niaga
- Selalu berkaitan dengan perdagangan (niaga) atau bisnis.
- Dibuat dengan bahasa baku dan sesuai dengan ketentuan penulisan surat yang benar.
- Menggunakan bahasa yang persuasif dan kata-kata yang sopan.
- Menjelaskan maksud dan tujuan surat dengan lugas dan mudah dimengerti.
- Menggunakan format formulir/template untuk menghemat waktu dan biaya.
Fungsi Surat Niaga
- Menjadi bukti sah hitam di atas putih dalam proses jual beli atau perniagaan.
- Menjadi alat pengingat tentang transaksi bisnis karena surat diarsipkan.
- Menjadi media komunikasi antarperusahaan.
- Menjadi pedoman kerja dalam menjalankan tugas.
- Menjadi alat promosi.
- Menjadi bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan.
Jenis-jenis Surat Niaga
Surat niaga dibuat untuk beragam kebutuhan bisnis. Maka dari itu, surat niaga memiliki banyak jenis tergantung kegunaannya. Berikut jenis-jenis surat niaga diantaranya:
1. Surat Niaga Perkenalan
Surat niaga perkenalan dibuat untuk memperkenalkan jasa, produk, atau barang yang baru dari sebuah perusahaan. Surat niaga jenis ini memuat informasi mengenai produk, seperti keunggulan, harga, dan cara mendapatkannya.
2. Surat Niaga Penawaran
Setelah memperkenalkan produk baru, perusahaan biasanya membuat surat niaga penawaran yang berfungsi untuk menjajakkan produk tersebut. Surat niaga penawaran biasanya juga disertai dengan promo-promo yang menarik.
3. Surat Permintaan Penawaran
Surat ini dibuat oleh perusahaan yang akan membeli produk dari perusahaan lain. Dalam surat permintaan penawaran harus ditulis produk apa yang ingin dibeli dan cara pembayarannya.
4. Surat Niaga Peringatan Tunggakan Pembayaran
Surat ini bisa dikeluarkan perusahaan jika rekan bisnis melakukan tunggakan pembayaran sesuai kesepakatan. Umumnya surat ini menindaklanjuti kesepakatan jual beli barang secara kredit.
5. Surat Niaga Pemesanan
Perusahaan yang ingin memesan barang dari perusahaan lain bisa menggunakan surat niaga pemesanan. Surat ini juga bisa menjadi bukti jual beli apabila ada kesalahan pengiriman.
6. Surat Niaga Penolakan Penawaran
Perusahaan bisa menolak negosiasi dengan menggunakan surat niaga jenis ini. Selain lebih formal, penolakan melalui surat resmi juga lebih sopan dan tidak merendahkan perusahaan lain.
7. Surat Niaga Konfirmasi Pesanan
Surat ini dibuat untuk merespons surat pemesanan dari perusahaan lain. Dengan surat ini, perusahaan penjual mengonfirmasi telah menerima pesanan dari calon pembeli.
8. Surat Niaga Pemberitahuan Pengiriman Barang
Perusahaan penjual bisa mengirim surat niaga saat barang hendak dikirim ke pembeli. Dengan surat ini pembeli bisa mendapat estimasi waktu kapan pesanan mereka akan datang.
9. Surat Niaga Pengiriman Pembayaran
Setelah menerima produk yang dipesan, perusahaan pembeli akan menerbitkan surat pengiriman pembayaran kepada perusahaan penjual. Surat ini memuat besaran uang yang dibayar, metode pembayaran, dan disertai dengan bukti yang sah.
10. Surat Niaga Penangguhan Pembayaran
Jika perusahaan kesulitan untuk membayar produk yang mereka beli, surat niaga penangguhan pembayaran bisa menjadi solusi. Dengan surat ini, pembeli harus melampirkan alasan mengapa pembayaran mesti tertunda dan kapan akan dibayarkan.
11. Surat Niaga Jawaban Penangguhan Pembayaran
Setelah menerima surat penangguhan pembayaran, perusahaan penjual bisa memberi jawaban lewat surat resmi. Jawaban dalam surat ini sifatnya beragam, misalnya berupa penolakan penangguhan pembayaran atau perubahan skema pembayaran (cash menjadi kredit).
12. Surat Niaga Pengaduan
Jika barang yang dibeli tidak sesuai atau mengalami kerusakan, perusahaan bisa mengirim surat niaga pengaduan kepada pihak penjual. Melalui surat ini pembeli juga bisa mengajukan penggantian produk atau refund uang yang telah dibayarkan.
13. Surat Niaga Jawaban Pengaduan
Perusahaan penjual yang mendapat komplain dari pembeli memiliki hak untuk menjawab melalui surat. Surat ini umumnya berisi permintaan maaf dan jalan keluar dari komplain pembeli. Penjual bisa mengganti produk atau menambah dengan produk baru sebagai bentuk tanggung jawab.
Cek Berita dan Artikel yang lain di Google News dan WA Channel